«Je ne sais pas si j’ai été particulièrement intelligent, mais je sais que j’ai été passionnément curieux.» a dit Albert Einstein. La boîte à idée, c’est un vieux concept, certes. Mais elle est censée, stimuler la croissance de l’entreprise, la créativité des collaborateurs, et la curiosité de tous. Joli rêve. Comment faire en sorte qu’il devienne réalité ?
Petite histoire de la boîte à idées
Dans le temps, la Poste (1921) avait mis en place une urne sur le lieu de travail pour faire participer tous les collaborateurs à l’entreprise : amélioration de l’organisation, suggestions de nouveautés, etc. Or, bien souvent, la boîte en question servait juste à déclarer son mécontentement de façon anonyme.
Dans les années 1980, IBM a mis en place un programme mondial de « Boite à suggestions » tous les établissements disposaient d’une boite relevée hebdomadairement, toutes les suggestions étaient revues par un comité national, et celles qui étaient adoptées, si elles conduisaient à des économies ou de gains en récompensaient les auteurs jusqu’à 10% de ce gain.
Aujourd’hui, des outils dédiés au feedback collaborateur existent. La boîte à idées peut donc, a priori, revêtir son utilité principale : la collecte d’idées innovantes.
Par ailleurs, la boîte à idées en carton est aujourd’hui numérique, la plupart du temps. Or, fonctionne-t-elle vraiment ?
La boîte à idées à l’heure du digital
La boîte à idées numérique est généralement gérée par un logiciel de gestion de feedback, comme celui de Je Donne Mon Avis. Des entreprises comme BNP Paribas, Bouygues Telecom, la Maif… de même que des PME ont adopté ce type de dispositif 2.0.
Pour mettre en place une boîte à idées efficace, 4 étapes sont nécessaires, ou du moins conseillées :
- Définir quel public sera « l’inspirateur » : est-ce que c’est l’ensemble des salariés ? Ou uniquement les managers ? Ou encore vos propres clients ?
- Rédiger le questionnaire : pour pouvoir organiser les idées, et ne pas passer à côté de pépites, structurez votre mini-questionnaire. Pourquoi ne pas trier les idées par grand thèmes ? Par exemple, si on parle de RH : management/ organisation des tâches/ environnement de travail…
- Faire des comptes-rendus réguliers des idées récoltées. En effet, le grand défaut de la boîte à idées est qu’elle est muette. Ou, plus précisément, elle ne vous parle qu’à vous, qui avez accès au tableau de bord. Vous ne savez pas quel est l’avis des autres collaborateurs à propos d’une idée : demandez-leur !
- Enfin, bien sûr, mesurer l’impact des idées : sur votre chiffre d’affaires, sur l’ambiance et la qualité de travail… Cela n’en sera que plus motivant. Pensez également à remercier et récompenser les contributeurs les plus actifs.
Les écueils à éviter
Les boîtes à idées peuvent être totalement improductives. Voici quelques erreurs à éviter :
- Ne pas privilégier le volontariat, et obliger les contributeurs : la démarche doit rester VO-LON-TAI-RE ! Le risque ? « Bloquer » la créativité et l’esprit d’initiative de votre staff. Epargnez-leur l’angoisse de la feuille blanche…
- Penser qu’une boîte à idées est suffisante pour faire preuve d’innovation. La boîte à idées ce n’est qu’un outil parmi d’autres. Pourquoi ne pas la compléter avec des « inspirational workshops », comme chez Brandos (entreprise suédoise, vente de chaussures en ligne) ? Le principe est simple : dédier des réunions entières à l’idéation, en invitant notamment des intervenants extérieurs : sociologues, conférenciers, philosophes… l’inspiration est partout !
- Oublier de récompenser vos contributeurs. Conséquence ? Vous risquez malheureusement d’en avoir de moins en moins… Chèques cadeau, séjours, visibilité de l’employé sur votre site, etc. sont vos meilleurs alliés ! Dans son programme de suggestion que nous citions plus haut, IBM à fait gagner à un technicien une véritable fortune car il avait suggéré un dispositif très simple à base de guirlandes pour supprimer l’électricité statique des imprimantes et ainsi éviter 50% des bourrages papiers avec leur coût d’intervention de maintenance, cette ‘image’ du jackpot a animé le programme pendant des décennies.
En évitant les erreurs ci-dessus, vous bénéficierez de toute la puissance de cet indicateur management.
Pourquoi vous laisser convaincre par la boîte à idées…
- Parce que c’est un premier pas non négligeable vers l’innovation collaborative (lien vers article) : Les suggestions pouvant être communiquées, likées, notées par les collègues avant pour les meilleures de rentrer « en application »
- Selon votre domaine d’activité, une forme de boîte à idée se montre indispensable. Par exemple, dans une société de design/graphisme, une réunion hebdomadaire peut avoir lieu. Lors de celle-ci, un designer présente 30 slides environ, illustrant des tendances inspirantes. De même dans le domaine de la photographie, de l’architecture, de la publicité…
- Les bornes interactives « boites à idées » sont simples et rapides à mettre en place près des espaces détente à côté des machines à café…haut lieu de créativité !
Parce que c’est un atout pour votre chiffre d’affaires. Pour exemple, 70 % de la croissance du groupe Poult résulte de l’innovation (et donc des idées des collaborateurs, selon cet article).
- Parce qu’elle est simple et rapide à mettre en place, surtout si vous nous faites confiance…
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